Guide d'achat : comment relier des documents

Relier des documents au bureau : pourquoi le bon choix compte

Relier un document, c'est souvent la dernière étape avant une réunion, une remise de dossier ou un envoi client. Pourtant, c'est aussi l'étape où les professionnels perdent le plus de temps : machine inadaptée, consommables manquants, résultat peu présentable à cause d'un format mal choisi. Un rapport trimestriel remis avec une reliure qui s'ouvre au bout d'une heure envoie un signal négatif sur le soin apporté au fond.

Il existe cinq grandes méthodes de reliure en environnement professionnel, chacune avec ses avantages, ses contraintes et ses cas d'usage. Elles ne se substituent pas : elles se complètent selon le type de document, le nombre de pages, le volume de production et la valeur perçue souhaitée.

Chez PGDIS, distributeur de fournitures de bureau depuis 1976, nous accompagnons les entreprises, administrations, collectivités et établissements scolaires dans l'équipement de leurs services. Ce guide vous aide à choisir la méthode de reliure adaptée à votre contexte, et les équipements correspondants disponibles dans notre catalogue.
 

Les 5 méthodes de reliure professionnelle

Reliure à anneaux (reliure plastique ou métal)

La reliure à anneaux est la méthode la plus répandue dans les environnements bureautiques en France. Elle consiste à perforer les feuilles avec une machine à relier, puis à insérer un peigne plastique ou une spirale métallique dans les trous.

Reliure par peigne plastique (GBC, Fellowes…) : 

le peigne s'ouvre, les pages perforées s'insèrent, le peigne se referme. 

Documents refermables et non refermables selon les modèles. 

Capacité de 10 à 500 feuilles selon le diamètre du peigne (4 mm à 51 mm). 

C'est la méthode la plus économique à l'usage (les peignes plastiques coûtent quelques centimes l'unité). 

Idéale pour les rapports internes, les comptes-rendus de réunion, les dossiers de formation.

Reliure par spirale métallique ou plastique : 

la spirale s'enroule dans des perforations rondes ou carrées. 

Le document s'ouvre à plat à 360°, ce qui est très pratique pour les manuels de formation, les supports pédagogiques et les catalogues consultés régulièrement. 

Plus premium que le peigne plastique, la spirale métallique donne un rendu professionnel apprécié pour les livrables clients.

Capacité des machines : 

les machines de bureau standard perforent 10 à 20 feuilles à la fois et produisent 10 à 30 reliures par heure. 

Pour les volumes importants (plus de 50 documents par jour), des machines semi-automatiques ou automatiques réduisent significativement le temps de production.

Reliure thermique

La reliure thermique utilise la chaleur pour coller les pages dans une couverture préencollée. On insère les feuilles dans la couverture thermique, on place l'ensemble dans la machine pendant 30 à 90 secondes, et le document est relié. 

Résultat : un document avec un dos plein, un aspect sobre et professionnel, semblable à un livre broché.

C'est la méthode privilégiée pour les documents à forte valeur perçue (mémoires, rapports de direction, propositions commerciales, bilans annuels). La reliure thermique est indissociable des marques Leitz (gamme iLAM Thermal) et Fellowes (Thermal Binder). Les couvertures thermiques existent en plusieurs épaisseurs (1,5 mm à 15 mm selon le nombre de pages, de 15 à 150 feuilles environ).

Contrainte principale : un document relié thermiquement n'est pas modifiable après reliure. C'est à considérer pour les documents qui pourraient nécessiter des mises à jour.

Reliure par baguette (pince ou rail)

La reliure par baguette (aussi appelée reliure à plat ou reliure pince) utilise une baguette rigide ou souple qui maintient les feuilles sans perforation. On glisse simplement les pages dans la baguette, qui se referme par clipsage ou par pression.

C'est la méthode la plus rapide et la seule qui ne nécessite aucune machine. 

Les baguettes Leitz Click, les systèmes à rail Rexel ou les pinces à levier permettent de relier 10 à 200 feuilles en quelques secondes. 

Documents facilement modifiables : on retire la baguette, on ajoute ou retire des feuilles, on referme.

Idéale pour les dossiers temporaires, les documents de travail, les classements provisoires et tous les cas où la flexibilité prime sur la présentation.

Agrafage et brochage

L'agrafage est la méthode la plus simple pour les documents de moins de 50 pages. Une agrafeuse standard suffit pour les petits volumes. Pour les documents agrafés au centre (type magazine ou brochure pliée), une brocheuse à cheval (aussi appelée brocheuse à fil ou brocheuse centrale) est nécessaire.

Agrafeuse standard : de 20 à 200 feuilles selon les modèles (agrafeuses de bureau vs agrafeuses longue portée). Angle d'agrafage variable (coin ou milieu de page).

Brocheuse à cheval : agrafage au centre d'une feuille pliée en deux. Produit un document type "livret" ou "brochure".

Particulièrement utilisée pour les supports de communication, les programmes d'événements, les livrets pédagogiques.

La distinction brocheuse / agrafeuse est souvent source de confusion : l'agrafeuse agrafe dans le coin supérieur gauche d'un tas de feuilles, la brocheuse agrafe au centre d'une feuille pliée pour former un livret.

Reliure sans machine : les solutions rapides

Plusieurs situations ne justifient pas l'investissement dans une machine — volume ponctuel, déplacement, budget limité. Des alternatives existent.

Reliure à dos collé (type paperback) : 

une colle à dos spéciale et un serre-joint suffisent pour réaliser une reliure artisanale sur des documents épais. Résultat moins professionnel mais fonctionnel pour un usage interne.

Classeurs à anneaux et sous-chemises : 

pour les documents consultés régulièrement et susceptibles d'être mis à jour, un classeur à anneaux avec intercalaires reste la solution la plus pratique. Pas de reliure à proprement parler, mais une organisation efficace et modifiable en permanence.

Agrafes longue portée : 

pour relier des feuilles A4 au centre sans brocheuse, les agrafes longue portée (modèles Maped, Leitz) permettent d'atteindre le centre d'une feuille A4 depuis le bord.
 

Quelle méthode pour quel usage ?

Les marques de reliure disponibles chez PGDIS

Fellowes est l'une des références mondiales sur les machines à relier à anneaux et la reliure thermique. La gamme Fellowes Quasar et Fellowes Venus couvre les besoins de bureaux de 2 à 30 utilisateurs. Les Bankers Box Fellowes intègrent également des systèmes de classement complémentaires à la reliure.

Leitz propose les machines iLAM Thermal pour la reliure thermique et les systèmes ClickSeal pour la reliure par baguette. La marque est particulièrement reconnue pour la qualité de finition de ses couvertures thermiques et la robustesse de ses machines de bureau. 

Exacompta est le spécialiste français du classement et de l'organisation documentaire. Sa gamme de classeurs à anneaux, intercalaires et protège-documents complète naturellement les solutions de reliure pour les documents destinés à être archivés après consultation.

Maped et Rexel proposent des agrafeuses et brocheuses adaptées à tous les volumes, des modèles de bureau standard aux modèles longue portée pour grands formats.

Commander vos équipements de reliure chez PGDIS

Pour les structures qui produisent des documents reliés en volume (services communication, juridiques, RH, établissements de formation, collectivités) PGDIS propose des conditions tarifaires dégressives sur les consommables de reliure (peignes plastiques, spirales, couvertures thermiques, agrafes). 

Un approvisionnement planifié évite les ruptures au pire moment ! 

Contactez nos équipes pour toute demande d'information.

FAQ : Comment relier des documents

Quelle est la différence entre une brocheuse et une agrafeuse ?

Une agrafeuse agrafe dans le coin ou le bord d'un tas de feuilles (c'est l'usage le plus courant pour assembler des documents). Une brocheuse agrafe au centre d'une feuille pliée en deux pour former un livret. 

Si vous avez besoin de produire des brochures, programmes ou cahiers pliés en deux, c'est une brocheuse qu'il vous faut, pas une agrafeuse standard. 

Les deux appareils utilisent des agrafes mais n'ont pas du tout le même usage.

Comment relier des feuilles sans machine ?

Plusieurs solutions existent selon le résultat souhaité. 

La plus simple : 

• Les baguettes de reliure à pince (Leitz ClickSeal, rails Rexel) qui se clipsent sur les feuilles sans perforation ni colle (aucun équipement requis). 
• Pour un rendu plus soigné sans machine, la colle à dos liquide (appliquée sur le dos du bloc de feuilles maintenu serré avec un serre-joint) produit une reliure collée artisanale. 
• Pour de petits volumes ponctuels, l'agrafage longue portée au centre permet de créer un livret avec une simple agrafeuse longue portée.

Combien de pages peut-on relier avec une machine de bureau standard ?

Cela dépend de la méthode. 

• Une machine à relier par peigne plastique de bureau accepte des peignes de 4 mm (20 feuilles) à 51 mm (500 feuilles) : le peigne s'adapte à l'épaisseur du document. 
• Une machine à reliure thermique standard accepte des couvertures de 1,5 mm (15 feuilles) à 15 mm (150 feuilles environ). 
• Une brocheuse à cheval de bureau produit des livrets de 2 à 60 pages pliées (soit 4 à 120 pages au total selon les modèles).

La reliure thermique est-elle adaptée aux documents qui seront photocopiés ou scannés ?

Oui. 

A condition que l'imprimante ou le scanner dispose d'un presse-livre ou d'un mode de numérisation à plat. 

• La reliure thermique produit un dos plein qui empêche le document de s'ouvrir parfaitement à plat. Sur les modèles scanner à vitre, cela peut provoquer un léger ombrage sur le bord intérieur des pages. 
• Pour les documents destinés à être régulièrement numérisés, la spirale métallique (ouverture à 360°) est plus adaptée.

Quelles machines de reliure sont éligibles aux marchés publics ?

Les machines Fellowes et Leitz disposent de fiches techniques et de certifications CE requises pour les marchés publics d'équipements de bureau. 

Les collectivités et administrations peuvent également acheter les consommables (peignes, couvertures thermiques, spirales) dans le cadre de marchés de fournitures de bureau. 

PGDIS peut fournir les documents techniques nécessaires à la constitution d'un dossier d'appel d'offres.

Peut-on commander des consommables de reliure en grande quantité chez PGDIS ?

Oui. 

Peignes plastiques, spirales métalliques, couvertures thermiques et agrafes sont disponibles en boîtes et en cartons avec des conditions tarifaires dégressives selon les volumes. 

Pour les services qui produisent plusieurs dizaines de documents reliés par semaine, notre équipe peut établir un devis et un approvisionnement adapté à votre consommation mensuelle.

Quelle reliure choisir pour un mémoire ou un rapport de stage ?

• La reliure thermique est la référence pour ce type de document : elle donne un rendu sobre et professionnel, avec un dos plein sur lequel on peut imprimer un titre si la couverture est transparente. 
• Pour un budget plus serré ou un document susceptible d'être modifié, la spirale métallique est une bonne alternative : rendu professionnel, ouverture à plat, moins coûteuse à produire. 
• L'agrafage ou le peigne plastique sont à réserver aux documents internes sans vocation de représentation.